Stotax
Datensicherung und Datenablage
Stand: Februar
2021
1 Allgemeine Informationen zur Datensicherung
2 Allgemeine
Informationen zur Datenablage
3 Sicherung
der lokalen Stotax und Lohn Daten
3.1 Sicherung der lokalen Stotax Daten
3.1.1 Praxis- und Datenverzeichnisse
3.1.2.1 Stotax Datenbank Wartungscenter
3.2 Sicherung der lokalen Lohn Daten
4 Sicherung
der Stotax ASP/SaaS Daten
Ohne aktuelle Datensicherung sind bei Ausfällen und Störungen der Hardware die von Ihnen erstellten Daten verloren. Deshalb ist eine regelmäßige Datensicherung unbedingt notwendig. Die regelmäßige Sicherung Ihrer Daten liegt in Ihrer eigenen Verantwortung.
In diesem Abschnitt sind einige Grundsätze zur Datensicherung beschrieben.
Bei weitergehenden Fragen zur Datensicherung steht Ihnen die Stotax Anwendungsberatung gerne zur Verfügung.
https://www.bsi-fuer-buerger.de/BSIFB/DE/Empfehlungen/Datensicherung/datensicherung_node.html
Komplettsicherung
Damit können z.B. bei einem Plattendefekt sämtliche Dateien von der letzten Sicherung vollständig wiederhergestellt werden. Eine Komplettsicherung ist relativ zeitaufwendig und benötigt große Speicherkapazitäten.
Komplettsicherung und
inkrementellen Sicherungen
Mit diesem kombinierten Verfahren aus wöchentlicher Komplettsicherung und täglichen inkrementellen Sicherungen wird der Prozess der Datensicherung beschleunigt und die Datenmenge verringert, da nur geänderte und neue Dateien gespeichert werden.
Mögliche Methode
§ Für jeden Arbeitstag der Woche ist ein Sicherungsmedium vorhanden, d.h. ein Satz besteht aus 5 Sicherungsmedien.
§ Wenn z.B. mit 3 Sätzen gearbeitet wird, können auf alle Daten eines Zeitraums von 3 Wochen zurückgriffen werden. (Rotationssystem)
§ Darüber hinaus sollten die Daten monatlich/jährlich auf einem separaten Medium gesichert werden.
§ Die Sicherungsmedien müssen sicher aufbewahrt werden und auch z.B. gegen Diebstahl und Feuer geschützt sein. Mindestens ein Satz der Sicherungsmedien muss außerhalb der Betriebsstätte aufbewahrt werden.
§ Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Datensicherungen.
§ Testen Sie die Wiederherstellung der Daten.
In diesem Abschnitt wird beschrieben, wo die Daten, die in Stotax verarbeitet werden, im IT-System abgelegt sind.
Die Daten für Gehalt und Lohn werden standardmäßig im Stotax Programmverzeichnis STOTAX\DATEN\GELOS\DATEN aufbewahrt. Für die Gehaltsauskunft werden diese standardmäßig unter STOTAX\DATEN\GEHALTSAUSKUNFT\DATEN abgelegt. In beiden Programmen weisen die Dateien die Dateiendung .TDBI, .TDBR, .TDBF, .TDBL, .TDBV, .TDBB, .TDBM und .TDBT auf. In der älteren Datenbankversion Paradox enthalten die Dateiendungen .RB, .MB*, .FAM, .PX, .VAL, .TV, .X*, .Y*.
Die Elster-Protokolle, welche den Vorgang des Elsterversands aufzeichnen, werden standardmäßig im Stotax Programmverzeichnis unter STOTAX\DATEN\Elster abgelegt. Diese besitzen die Dateiendung .LOG.
Die restlichen Daten werden vom Microsoft SQL Server verwaltet und standardmäßig unter C:\Program Files\Microsoft SQL Server\MSSQL14.STOTAX\MSSQL\DATA abgelegt. Die Dateien weisen die Dateiendungen .MDF und .LDF auf.
Die Daten für Gehalt und Lohn werden für jeden Kunden in einem getrennten Verzeichnis unter U:\DATEN\GELOS\DATEN abgelegt. Für die Gehaltsauskunft werden diese ebenfalls für jeden Kunden getrennt unter U:\DATEN\GEHALTSAUSKUNFT\DATEN abgelegt. In beiden Programmen weisen die Dateien die Dateiendung .TDBI, .TDBM und .TDBT auf.
Die Elster-Protokolle, welche den Vorgang des Elsterversands aufzeichnen, werden unter U:\DATEN\Elster abgelegt. Dies ist ebenfalls für jeden Kunden getrennt. Diese besitzen die Dateiendung .LOG.
Die restlichen Daten werden vom Microsoft SQL Server in getrennten Datenbanken aufbewahrt. Diese sind für den Anwender nicht direkt zugreifbar.
Folgende Verzeichnisse, inklusive Unterverzeichnisse, müssen gesichert werden:
§ Stotax Datenverzeichnis z.B. STOTAX\DATEN
§ Stotax Praxisverzeichnis z.B. STOTAX\01
(Werden mehrere Praxen genutzt, müssen alle zugehörigen Verzeichnisse
gesichert werden! Das jeweilige Praxisverzeichnis kann im Stotax Programm unter
System / Praxisverwaltung / Praxis ermittelt werden)
Die SQL Server Datenbanken lassen sich aufgrund des permanent laufenden SQL Server Dienstes nicht durch einfaches Hinzufügen der Datenbankdateien in die tägliche Sicherung aufnehmen. Der SQL Server stellt daher eine eigene Routine zur Verfügung, die im laufenden Betrieb Sicherungsdateien mit der Endung .bak erzeugt. Diese Sicherungsdateien werden in einem frei zu definierenden Verzeichnis abgelegt und können anschließend in die tägliche Sicherung aufgenommen werden.
Der vollwertige SQL Server (z.B. Microsoft SQL Server 2017 Standard Edition oder 2017 Enterprise Edition) bietet dazu komfortable Werkzeuge zur Erstellung von zeitplangestützten Sicherungen. Bitte informieren Sie sich zur Vorgehensweise der Datensicherung mittels des SQL Server Management Studio anhand der Microsoft Hilfe oder wenden sich an Ihren Systembetreuer.
Sofern Sie in Einzelplatzumgebungen den kostenlosen Microsoft SQL Server 2012, 2014, 2016 oder 2017(Express Edition) einsetzen, stehen Ihnen die oben beschriebenen Werkzeuge nicht zur Verfügung. Daher wurde das Stotax Datenbank Wartungscenter implementiert, mit dem die Datenbanksicherungen im laufenden SQL Server Betrieb erstellt werden können.
Folgende Stotax
Datenbanken müssen z.Zt. gesichert werden:
§ Bilanzbericht
§ GELOS
§ SNGAV
§ SNGREWE
§ SNGSt
§ SNGSdi
§ SdnDokumentenManagement
Mit dem Stotax Datenbank Wartungscenter wird ein leistungsfähiges Programm zur Sicherung, Wiederherstellung und Optimierung der von Stotax genutzten SQL Datenbanken bereitgestellt.
Nachfolgend werden, über
die Sicherung hinaus, alle Programmfunktionen beschrieben.
Das Stotax Datenbank Wartungscenter wird ab der Stotax Version 2014.1 im Rahmen der Stotax Datenbankinstallation installiert und löst das bis Version 2013.1 ausgelieferte Programm Stotax MSDE-Backup ab. Ausführliche Informationen zum Installationsprozess finden Sie im Stotax Installationshandbuch.
Hinweis: Das Stotax Datenbank Wartungscenter kann bei Bedarf auch im Service Bereich des Internetangebots www.stollfuss.de heruntergeladen werden. Eine Installationsanleitung liegt dort als PDF-Datei vor.
Der Aufruf des Stotax
Datenbank Wartungscenter erfolgt über die Programmgruppe Stotax \ Stotax
DB Wartung bzw. über das Programmsymbol auf dem Windows-Desktop.
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Beim ersten Aufruf des Stotax
Datenbank Wartungscenter erscheint ein Hinweis zur Anlage der
Zugangsdaten für den SQL Server. |
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Zunächst muss der von Stotax genutzte SQL Server
bzw. die SQL Server-Instanz ausgewählt werden. Bei der
vorbelegten Verwendung der Windows
Authentifizierung werden keine weiteren Benutzerdaten benötigt. Durch Entfernen
des Hakens für die Windows
Authentifizierung erfolgt die Anmeldung automatisch mit der SQL Server Authentifizierung. In diesem Fall
müssen Benutzer und Passwort des bei der Installation des
SQL Servers angelegten Datenbank Administrators (sa)
eingetragen werden. Über die Schaltfläche Verbindung testen kann der
korrekte Zugriff auf den SQL Server geprüft werden. |
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Die Programmfunktion Dienst Status dient zur Übersicht des zur Ausführung der
Wartungsoptionen notwendigen Dienstes und der zeitgesteuerten Aufgaben. Der Status des für die Wartungsoptionen
notwendigen Stotax Datenbank
Wartungsdienstes wird im oberen Teil des Fensters angezeigt. Um die korrekte Ausführung der
Wartungs-optionen zu gewährleisten, wird der Stotax Datenbank-Wartungsdienst automatisch mit Windows
gestartet. Die Option Dienst beenden sollte daher im
normalen Betrieb nicht ausgeführt werden. |
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Informationen zu den Zeitgesteuerten Aufgaben werden tabellarisch in einer Übersicht
dargestellt. Voraussetzung dafür sind vorab
angelegte Zeitgesteuerte Aufgaben. |
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Datenbanksicherungen und –optimierungen können über die Programmfunktion Zeitgesteuerte Aufgaben zur jeweils
definierten Zeit automatisch ausgeführt werden. Bereits erstellte Aufgaben werden hierbei
in der Übersicht mit den gewählten Angaben angezeigt und können über die
Schaltflächen Aufgabe bearbeiten modifiziert, bzw. über Aufgabe
löschen entfernt werden. |
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Um zeitgesteuerte Aufgaben manuell, also
unabhängig von der definierten Ausführungszeit, zu starten, muss die
gewünschte Aufgabe in der Übersicht selektiert und anschließend über die
Schaltfläche Aufgabe jetzt starten ausgeführt werden. Die Anzeige wechselt automatisch in die
Programmfunktion Dienst Status und zeigt dort
den Status der zeitgesteuerten Aufgabe an. |
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Über die Schaltfläche Neue Aufgabe können
sowohl Aufgaben zur Sicherung, als auch zur
Optimierung der SQL Datenbanken definiert werden. Für beide Bereiche identisch müssen Bezeichnung, Aktivierung, Ausführungstage
und Ausführungszeit bestimmt
werden. Die SQL
Server Instanz wird mit
dem unter dem Programmpunkt SQL Server definierten SQL
Server vorbelegt. Für die Sicherung der SQL Datenbanken muss
zusätzlich der Sicherungsdateiname
(voreingestellt ist der unter dem Programmpunkt SQL Server hinterlegte
Sicherungsdateiname), die zu sichernden Datenbanken
und die Aktion Backup selektiert
werden. Für die weitere Einrichtung einer Aufgabe
zur Optimierung der SQL
Datenbanken müssen neben den oben beschriebenen generellen Punkten
die gewünschten Datenbanken und die
Aktionen Indexaufbau und Statistikaktualisierung ausgewählt
werden. Über die Schaltfläche OK werden die
Einstellungen gespeichert und die geplante Aufgabe zum gewünschten Zeitpunkt
ausgeführt. |
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Über die
Programmfunktion Sicherung können
Datenbanken manuell gesichert werden. Hierzu
müssen zunächst die gewünschten Datenbanken selektiert werden. Hinweis:
Automatische Sicherungen können über den Programmpunkt Zeitgesteuerte
Aufgaben eingerichtet werden. |
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Zur
Bezeichnung der Dateien stehen verschiedene Sicherungsdateinamen zur Verfügung. Um bestehende Dateien aus
zeitgesteuerten Sicherungen nicht zu überschreiben, sollte hier ein anderer
Sicherungsdateiname als im Programmpunkt SQL Server gewählt werden. |
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Werden in
kürzeren Zeitabständen mehrere Sicherungen angelegt, kann ein Überschreibschutz definiert werden.
Dadurch werden gleichnamige Sicherungsdateien, die innerhalb des gewählten
Intervalls generiert wurden, nicht überschrieben. |
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Bevor die
Sicherung über die Schaltfläche Sichern durchgeführt wird, muss
ein Sicherungsverzeichnis
ausgewählt werden. Standardmäßig wird hier das unter dem Programmpunkt SQL Server definierte Verzeichnis vorbelegt. |
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Um Datenbanksicherungen auf der unter dem Programmpunkt SQL Server definierten SQL Instanz
wieder-herzustellen, muss in der Programmfunktion Wiederherstellung zunächst die gewünschte Sicherungsdatei
ausgewählt werden. Standardmäßig stehen hier die im festgelegten Sicherungsverzeichnis
(Programmpunkt SQL Server)
abgelegten Dateien zur
Auswahl. |
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Nach Auswahl einer Sicherungsdatei werden die Sicherungsinformationen angezeigt. Neben Sicherungsdatum, Server etc. kann hier auch die Stotax-Version
der Datensicherung eruiert werden. |
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Die Ziel-Datenbank wird ebenfalls nach Auswahl einer Sicherungsdatei
automatisch vorbelegt. Über die Schaltfläche Wiederherstellen wird schließlich
die Wiederherstellung der ausgewählten Datenbanksicherung durchgeführt. |
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Durch die täglichen Zugriffe auf die
Datenbanken werden durch den SQL Server temporär genutzte Daten (sog. Statistiken und Indizes) generiert, die
über längere Zeit zu Einbußen in der Zugriffsgeschwindigkeit führen können. Das Stotax Datenbank Wartungscenter bietet mit der Programmfunktion Optimierung die Möglichkeit, die
Datenbanken hinsichtlich der Statistiken
und Indizes manuell zu optimieren. Dazu
müssen zunächst die zu optimierenden Datenbanken ausgewählt werden. In der
Regel sind dies alle Datenbanken. Hinweis: Automatische Optimierungen können über den Programmpunkt Zeitgesteuerte Aufgaben eingerichtet werden. |
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Die Auswahl der zu optimierenden Bereiche
(Statistiken und Indizes) ist vorbelegt und
sollte auch so übernommen werden. Über die Schaltfläche Optimieren wird die
Optimierung der ausgewählten Datenbanken durchgeführt. Hinweis: Die Ausführung kann je nach
Datenvolumen einige Zeit in Anspruch nehmen. |
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In der Programmfunktion SQL Server werden die grundlegenden Informationen für
Zugriff und Verwaltung des von Stotax genutzten SQL Servers hinterlegt. Diese Informationen werden auch als Vorbelegungen in anderen
Programm-funktionen des Stotax
Datenbank Wartungscenter genutzt. Zunächst muss der von Stotax genutzte SQL Server
bzw. die SQL Server-Instanz ausgewählt werden. Bei der vorbelegten Verwendung der Windows
Authentifizierung werden keine Benutzerdaten benötigt. Durch Entfernen des Hakens für die Windows
Authentifizierung wird automatisch die SQL Server Authentifizierung aktiviert. In diesem Fall müssen Benutzer und Passwort des bei der Installation des SQL Servers angelegten
Datenbank Administrators (sa) eingetragen werden. Über die Schaltfläche Verbindung testen kann der
korrekte Zugriff auf den SQL Server geprüft werden. |
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Im Bereich Sicherungs-Verzeichnis
muss ein Ordner für die Ablage der Datenbank-Sicherungsdateien ausgewählt
werden. |
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Zur Bezeichnung
der Dateien stehen verschiedene Sicherungsdateinamen
zur Verfügung. Um bestehende Dateien aus zeitgesteuerten Sicherungen nicht zu
überschreiben, sollte hier ein anderer Sicherungsdateiname als im
Programmpunkt Sicherung gewählt werden. Um das Überschreiben von
Sicherungs-dateien zu steuern,
kann ein Überschreibschutz definiert
werden. Dadurch werden gleichnamige Sicherungs-dateien, die innerhalb des
gewählten Intervalls generiert wurden, nicht überschrieben. Alle Eingaben und Änderungen in der Programmfunktion SQL Server
werden über die Schaltfläche Speichern im Programm abgelegt. |
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Mittels der Programmfunktion Benachrichtigung
besteht die Möglichkeit, über das Ergebnis der Ausführung einer
zeitgesteuerten Aufgabe per E-Mail informiert zu werden. Zunächst muss ausgewählt werden, bei welchem Ergebnis der
zeitgesteuerten Aufgabe eine Benachrichtigung erfolgen soll. |
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Im Bereich Benachrichtigung –
E-Mail müssen die Zugangsdaten zum SMTP-Server und die Absender- /
Empfängerdaten eingetragen werden. Die Verbindung zum SMTP-Server kann
anschließend über die Schaltfläche Testmail geprüft werden. Die generelle Funktionalität, also der Versand einer Systemmeldung an die ausgewählte E-Mail-Adresse kann über Testmail via Service getestet werden. |
Wenn die SBS
Lohndaten mit der von Stotax ausgelieferten Schnittstelle stx2sbs von Stotax nach SBS Lohn übernommen wurden, ist es ausreichend, die im Punkt Praxis- und
Datenverzeichnisse angegebenen Verzeichnisse zu sichern.
Beachten Sie, dass bei
Neuanlagen in SBS Lohn der Datenpfad
unter dem Praxisverzeichnis von Stotax angelegt wird, damit die Datensicherung
aller Lohn-Mandanten weiterhin gewährleistet ist.
Wird der SBS Lohn ohne eine Datenübernahme von
Stotax nach SBS genutzt, so muss der von Ihnen gewählte und angelegte SBS
Datenpfad gesichert werden. Dieser kann im SBS Lohn Programm über das Menü Extras \ Arbeitsplatzinfo
\ SBS-Lohn-Verzeichnisse \ Daten-Verzeichnis ermittelt
werden.
Als Bestandteil des Stotax Programms werden die Daten aus Stotax Gehalt und Lohn standardmäßig im Verzeichnis STOTAX\DATEN\GELOS\DATEN abgelegt und somit im Rahmen der Sicherung der Praxis- und Datenverzeichnisse gesichert. Der Ort des Datenpfades kann ggf. im Programm Stotax Gehalt und Lohn über das Menü Hilfen\Installationspfade\Datenpfad ermittelt werden.
Mit der Installation des Stotax Programms wird die Datenablage von Stotax Gehaltsauskunft im Verzeichnis STOTAX\DATEN\GEHALTSAUSKUNFT\DATEN angelegt und somit mit der Sicherung der Praxis- und Datenverzeichnisse gesichert. Der Ort des Datenpfades kann ggf. im Programm Stotax Gehaltsauskunft über das Menü Hilfe\Installationspfade\Datenpfad ermittelt werden.
Wird der Stotax DEÜV-Manager genutzt, müssen die entsprechenden Daten gesichert werden. Mit der Installation des Stotax Programms werden die Daten des Stotax DEÜV-Managers automatisch im Verzeichnis STOTAX\DATEN\DEUV3\DATEN abgelegt und daher mit der Sicherung der Praxis- und Datenverzeichnisse gesichert. Informationen zum Datenverzeichnis können ggf. im Programm Stotax DEÜV-Manager unter Info und Pfade / Datenverzeichnis abgerufen werden.
Die Sicherung der Stotax und Lohn Daten wird von Stollfuß Medien übernommen.