Inventur, Inventar und Bilanz: Buchhaltungsgrundlagen
Wie hängen Inventur, Inventar und Bilanz zusammen? Wir erklären rechtliche Grundlagen, die Bestandsaufnahme und ihren Einfluss auf den Jahresabschluss.
Januar 2025
Wie hängen Inventur, Inventar und Bilanz zusammen? Wir erklären rechtliche Grundlagen, die Bestandsaufnahme und ihren Einfluss auf den Jahresabschluss.
Januar 2025
Im Rechnungswesen sind die Begriffe Inventur und Inventar für eine ordnungsgemäße Bilanz von besonderer Bedeutung. Wer eine fachlich korrekte Buchführung durchführen kann, sollte über ihre Rolle bestens Bescheid wissen. Die Kenntnis dieser Begriffe und ihrer Zusammenhänge ist notwendig, um den Jahresabschluss zu meistern und die Vermögens- und Schuldenlage eines Unternehmens transparent zu halten. Wir erklären, wie Inventar, Inventur und Bilanz im Rechnungswesen zusammenhängen und geben Lesern, die selbst eine Inventur durchführen müssen, unsere Checkliste an die Hand.
Wer eine genaue Erläuterung von Bilanz, Inventur und Inventar sucht, wird im Handelsgesetzbuch (HGB) fündig. Dort steht beispielsweise, dass gemäß § 240 jedes Unternehmen, das der Buchführungspflicht unterliegt, zu Beginn und zum Ende eines Geschäftsjahres eine Inventur durchführen muss – egal, ob Kapitalgesellschaft, Einzelunternehmer oder Personengesellschaft. Dabei handelt es sich um eine Bestandsaufnahme aller tatsächlichen Vermögenswerte und Schulden zu einem bestimmten Zeitpunkt. Bevor es aber an die Bilanz geht, mündet diese Inventur zunächst in das Inventar – ein vollständiges Verzeichnis aller Vermögens- und Schuldenwerte. Zum Jahresende folgt die übersichtliche Bilanzierung, um die finanzielle Lage eines Unternehmens genau abzubilden.
Die Inventur bzw. Bestandsaufnahme ist also der erste und unabdingbare Schritt, um ein aussagekräftiges Inventar zu erstellen und die spätere Bilanzierung vorzunehmen.
Herausfordernd ist vor allem die Inventur bei laufender Produktion. Hierbei kommt es auf eine besondere Planung und Sorgfalt an. Bereits gezählte Güter können markiert werden, wobei zudem der Status der Produktion (Halbfertige Erzeugnisse, Endprodukte) wichtig ist. Getrennt von Produktionsgütern werden Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe (RHB) inventarisiert. Auch das Anlagevermögen (langfristiges Vermögen) ist Teil der Inventur.
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Stichtagsinventur |
Verlegte Inventur |
Permanente Inventur |
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Die Bestandsaufnahme erfolgt an einem festgelegten Stichtag, in der Regel am Ende des Geschäftsjahres. Bestände können dabei leicht mit den Buchwerten abgeglichen werden. Doch die Stichtagsinventur bedeutet einen hohen organisatorischen Aufwand, da alles an einem Tag stattfindet.
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Diese Inventur wird innerhalb eines bestimmten Zeitraums vor oder nach dem Stichtag durchgeführt, wobei die Bestände auf den Stichtag genau fortgeschrieben oder zurückgerechnet werden müssen. Dies ermöglicht eine flexiblere Gestaltung. Betriebliche Abläufe werden weniger stark beeinträchtigt. Doch das Fortschreiben bzw. Zurückrechnen bedeutet zusätzlichen Aufwand. |
Bestände werden laufend erfasst und dokumentiert. Eine physische Bestandsaufnahme erfolgt nur stichprobenartig. Es kommt dadurch nicht zu einer direkten Inventur und die Arbeitsbelastung bleibt gleich. Das Fehlerrisiko ist allerdings erhöht, da die regelmäßige Aktualisierung der Bestandsdaten und die Einhaltung der Dokumentationspflicht Disziplin erfordern. |
Die Wahl der richtigen Methode hängt von den spezifischen Gegebenheiten in Unternehmen ab.
Es ist nicht immer leicht, allen Anforderungen gerecht zu werden und die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) zu beachten. Heute kommen hierfür einerseits eine sorgfältige Planung sowie Durchführung und andererseits eine moderne Buchführungssoftware zum Einsatz. Der Prozess der Inventur lässt sich in drei Phasen gliedern.
In der Vorbereitungsphase entsteht die Basis für eine reibungslose Inventur und damit auch für das Inventar und die Bilanz. Zunächst ist der Inventurzeitpunkt festzulegen, der in der Regel am Ende des Geschäftsjahres liegt, aber auch verlegt werden kann. Durch die Schulung der Inventurteams sind, Abläufe und Anforderungen klar. Bevor der Prozess starten kann, sollten zudem Inventurlisten und Hilfsmittel wie Zählgeräte oder Barcode-Scanner bereitstehen.
Durchführung – das bedeutet: physische Erfassung aller Bestände. Mitarbeiter zählen die Vermögensgegenstände des Unternehmens, messen und wiegen diese, falls nötig. Durch die systematische Dokumentation fördern Unternehmen eine erfolgreiche Inventur, ein lückenloses Inventar und eine übersichtliche Bilanz.
Um sichergehen zu können, dass die Ergebnisse der Inventur korrekt sind, werden sie noch einmal umfassend überprüft. An dieser Stelle ist ein Abgleich der erfassten Bestände mit den Buchwerten im Rechnungswesen sinnvoll. Bei Abweichungen oder Fehlern ist eine Korrektur notwendig.
Durch diese strukturierte Vorgehensweise verläuft die Inventur im Rahmen der gesetzlichen Anforderungen und bildet meist eine zuverlässige Grundlage für Inventar und Bilanz – und damit für den Jahresabschluss.
Wurde die Inventur erfolgreich durchgeführt, wandern die dokumentierten Informationen in ein schriftliches Verzeichnis – das Inventar. Hier befinden sich alle Vermögensgegenstände und Schulden detailliert auf einen Blick. In Kombination mit einer sinnvollen Buchhaltungssoftware erfolgt die Übernahme der Werte schnell und unkompliziert.
Hauptbereiche des Inventars:
Jede Position wird detailliert aufgelistet – inklusive Menge, Einzelwert und Gesamtwert. Die Summen dieser Werte fließen später in die Erstellung der Bilanz ein. Doch zunächst erfolgt die Bewertung der Inventur-Bestandteile für Inventar und Bilanz nach den Vorschriften des HGB.
Naht das Ende eines Geschäftsjahres, dann ist es soweit: Die Bilanz fasst die Ergebnisse des Inventars bzw. der Inventur in einer übersichtlichen Form zusammen. Als Abschlussdokument bildet sie die finanzielle Lage des jeweiligen Unternehmens präzise ab. Formell besitzt die Bilanz zwei Seiten:
Diese Seiten verdeutlichen nicht nur, wie es um ein Unternehmen bestellt ist. Durch Inventur, Inventar und letztendlich die Bilanz legen Betriebe Rechenschaft gegenüber dem Staat ab, indem Sie nachweisen, wofür finanzielle Mittel verwendet wurden. Die Bilanz bildet zudem die Grundlage für weitere betriebswirtschaftliche Entscheidungen und steht für Transparenz gegenüber Gesellschaftern, Investoren und Kreditgebern. Aus diesem Grund ist es im Rahmen der digitalen Transformation auch lohnenswert, die Buchhaltung zu automatisieren.
Wir hoffen, dass der Zusammenhang zwischen Inventur, Inventar und Bilanz deutlich geworden ist. Die Begriffe sind eng miteinander verknüpft und bilden das Fundament einer transparenten und ordnungsgemäßen Buchführung. Nur durch eine korrekte und vollständige Inventur können ein sinnvolles Inventar und eine aussagekräftige Bilanz erstellt werden. Genauigkeit ist gefragt, denn Fehler in der Bestandsaufnahme oder Bewertung ziehen oft falsche Schlüsse und Entscheidungen nach sich. Doch keine Sorge – moderne Steuererklärung-Software von Stotax unterstützt Unternehmer und Freelancer bei dieser Herausforderung.
Wer detailliert plant und gesetzliche Vorgaben einhält, minimiert potenzielle Risiken verschafft sich einen realistischen Überblick über die finanzielle Situation seines Unternehmens. Dafür bedarf es nur ausreichend Kompetenz in den Bereichen Inventur, Inventar und Bilanz.